Задачник

Дефицит управления задачами – это бич для большинства современных организаций. При этом важность выполнения разовых задач зачастую вовсе не уступает важности регулярно повторяющихся процессов. Более того, выполнение задач зачастую точнее отражает усилия, приложенные работником, и его вклад в работу организации или группы, чем традиционные количественно измеримые итоговые показатели, которые часто сильно запаздывают за реальными событиями. Так, например, выполнение мероприятий по совершенствованию качества сервиса приведет к повышению удовлетворенности клиентов, росту продаж и снижению рекламных издержек, однако этого не будет видно в текущем периоде – результат проявится с отставанием во времени. Торговый представитель может формально выполнить план продаж и принести компании доход в текущем периоде, но не сделать запланированный обзор цен и действий конкурентов, не предоставить вовремя обязательную отчетность, что приведет к куда более существенным убыткам (вплоть до банкротства компании) в последующих периодах. Количество разовых задач может быть значительным (от 10-15% до 100% рабочего времени). Таким образом, выполнение планов, задач и поручений является важной частью работы для многих сотрудников, а, значит, должно оцениваться в комплексном процессе измерения результативности.

Автоматизация постановки и приемки задач

Частенько оказывается, что сотрудник некорректно выполнил задачу просто потому, что неправильно понял, что от него требовалось. Некоторые запросы просто игнорируются потому, что исходят не от непосредственного руководителя, а от коллеги из смежного подразделения. Иногда сотрудник может забыть о необходимости подготовить регулярный отчет из-за нескольких неожиданно поступивших поручений.
Модуль управления планами и задачами в системе HighPer позволяет здорово облегчить процесс текущего управления за счет автоматизации постановки и приемки задач:

• При постановке задачи необходимо кроме стандартных названия и срока исполнения точно указать ожидаемый результат. В случае необходимости можно приложить файл с необходимыми инструкциями. По необходимости сотрудник может запросить дополнительную информацию непосредственно из диалогового окна задачи. В результате исполнитель всегда будет точно знать, что от него требуется и за что его оценят.
• Часто у руководителей не хватает времени точно ставить задачи. Приходится ограничиваться коротким звонком или устным распоряжением. В такой ситуации сотрудник может поставить в системе задачу сам, а от руководителя потребуется лишь проверить правильность формулировки результата и утвердить задачу одним кликом. Важно, что руководитель может отклонить или скорректировать задачу, выполнение которой ему просто не нужно.
• Некоторые задачи повторяются регулярно. Например, еженедельная подготовка типового отчета, о котором вечно забывают. Такие задачи не нужно каждый раз ставить вручную – достаточно указать периодичность ее повторения.
• В конце месяца, как правило, не удается вспомнить, какие задачи были выполнены вовремя, а какие – просрочены. При выполнении задачи сотрудник обязательно указывает фактический срок завершения работы, который далее утверждается руководителем.
• Зачастую у руководителя нет возможности проверить правильность выполнения задачи непосредственно после завершения работы над ней. Задача будет «висеть» в системе, как выполненная, но не принятая, пока руководитель не найдет времени проверить результат. Для простоты исполнитель может прикрепить файл с результатами прямо к задаче.

Контроль исполнения

Контроль исполнения – это одна из наиболее очевидных функций управления. Однако чем больше подчиненных и задач, тем сложнее становится все помнить и контролировать. HighPer помогает снять с управленца основную часть рутинных функций контроля исполнения:

• После постановки задач система сама контролирует их исполнение в заданные сроки. Просроченные задачи напоминают о себе. Если нужно, система отправит оповещение по электронной почте или SMS. Это прекрасное лекарство от забывчивости.
• Если работник не успевает выполнить задачу в установленный срок, он может попросить руководителя о переносе. Каждая задача хранит полную историю всех комментариев, все версии приложенных файлов с уточнением задачи, промежуточными и итоговыми результатами, информацию о переносе сроков и их обоснованием.
• При необходимости руководитель всегда может сам быстро проверить степень выполнения поставленных задач и провести необходимые «мотивирующие беседы».
• Система автоматически считает степень выполнения поставленных задач по каждому сотруднику. В HighPer встроено 5 различных индексов степени исполнения планов и поручений.

При необходимости можно разделить задачи на несколько показателей. Итоговая степень выполнения может быть использована в качестве KPI сотрудника в оценочном листе. В результате каждая просроченная задача снижает премию сотрудника, а каждая выполненная вовремя – повышает. Пользователь видит это в режиме реального времени. Как правило, этого бывает достаточно для того, чтобы степень выполнения задач и поручений в организации резко повысилась.

Планирование загрузки и анализ производительности

Контроль исполнения – это хорошо, но некоторые сотрудники объективно перегружены, в то время, как другие бездельничают. HighPer позволяет решать и эту проблему:

• Если к сотруднику поступает много запросов, и все срочные, руководитель может менять сроки исполнения задач в зависимости от их приоритетов и загруженности сотрудника. Не придется делать все и сразу (а значит плохо и не вовремя).
• Система умеет учитывать, сколько задач выполняет каждый сотрудник и сколько времени на них тратится. Таким образом становится возможным анализ производительности всех работников в два клика. Сразу видно, кто тянет лямку за всех, а кто отсиживается.

В результате у задач реальные сроки исполнения, нагрузка распределена равномерно. Работнику созданы все условия, чтобы сделать то, что от него требуется, вовремя и качественно.