Зачем нужна автоматизация KPI


Сбор данных из корпоративных учетных средств

Как правило, для комплексной оценки сотрудника или подразделения должно использоваться 3-5 показателей. Но все они хранятся в разных учетных средствах: один – в бухгалтерской программе, второй в корпоративной CRM-системе, третий учитывается вручную в Excel. К тому же базы данных обычно не выдают "на-гора" данные в разрезе по каждому работнику. На сбор фактических данных по всей компании для такой системы приходится создавать целые отделы. Издержки на поддержание системы мотивации по KPI начинают съедать эффекты от ее внедрения.

В результате в компаниях начинают увеличивать периоды премирования, чтобы сократить трудозатраты на сбор фактических данных. Вместо эффективных квартальных и ежемесячных премий всем устанавливают годовые, которые обладают слабым мотивирующим эффектом. Из системы премирования исключают руководителей среднего звена и исполнителей, хотя в мотивации нуждаются все. Сокращается количество показателей. Начинают измерять то, что проще измерить, вместо полного комплекса показателей, отражающих достижение целей и эффективное выполнение процессов. В результате издержки зашкаливают, сроки срываются, качество хромает, а установленные для премий показатели перевыполняются. Автоматизация оплаты по KPI позволяет собирать из корпоративных учетных средств все необходимые данные в нужных разрезах с требуемой периодичностью. Система сама разбирает полученные факты, разносит их по работникам и рассчитывает степень выполнения плана по каждому показателю. В результате люди разгружены, система оплаты работает.


Сбор субъективных оценок

В мотивации одинаково нуждаются все сотрудники компании. Однако для многих должностей и даже подразделений выявить объективные показатели оценки практически не возможно. В такой ситуации на помощь приходят механизмы субъективной оценки. Ведь вполне можно оценить качество обслуживания внутреннего клиента, степень соблюдения внутренних регламентов и правил, исполнительность и активность на рабочем месте и т.д. Но тут возникает целый комплекс проблем. Во-первых, оцениваемый может жаловаться, что его оценили несправедливо, что в оценку вмешиваются личные симпатии и антипатии. Во-вторых, человек может демонстрировать в течение периода оценки разное поведение - в один день совершить подвиг, а в другой - проштрафиться. В-третьих, люди, как правило, помнят только хронологически наиболее близкие к моменту оценки ситуации, поэтому полученная оценка будет носить не системный, а эмоциональный характер.

Чтобы результаты субъективных оценок можно было всерьез использовать для премирования работников, процедура оценки должна быть специальным образом организована:
  1. Оценка должна производиться по заранее известным и детально проработанным шкалам.
  2. Оценка должна производиться не однократно в конце периода премирования (квартал, года и т.д.), а с заданной регулярностью.
  3. Каждая оценка должна четко документироваться и содержать краткое описание ситуации, которая была оценена.
Администрировать соответствующий описанным выше требованиям процесс вручную неоправданно дорого для организации любого масштаба. И здесь на помощь вновь приходит автоматизация: в системе можно настроить ответственных за выставление субъективных оценок и их периодичность. Система сама будет вовремя напоминать руководителям о необходимости внести данные, сводить их и рассчитывать итоговые значения премии за период. В результате субъективные оценки по степени их достоверности и непредвзятости встают на одну ступень с объективно измеримыми показателями.

Управление задачами

В современных организациях очень часто бывает так, что объем спонтанно возникающих или заранее запланированных, но разовых задач существенно превышает объем работы по регулярно выполняемым функциям. При этом важность выполнения разовых задач зачастую вовсе не уступает важности регулярно повторяющихся процессов. Более того, выполнение задач нередко точнее отражает усилия, приложенные работником, и его вклад в работу организации или группы, чем традиционные количественно измеримые итоговые показатели, которые часто сильно запаздывают за реальными событиями. Так, например, выполнение мероприятий по совершенствованию качества сервиса приведет к повышению удовлетворенности клиентов, росту продаж и снижению рекламных издержек, однако этого не будет видно в текущем периоде – результат проявится с отставанием во времени.

Таким образом, выполнение планов, задач и поручений является важной частью работы для многих сотрудников, а, значит, должно оцениваться в комплексном процессе измерения результативности. Очевидная загвоздка здесь состоит в том, что контроль исполнения разовых задач – это, опять же, штука достаточно трудоемкая. В больших организациях только для контроля исполнения поручений первого лица или правления создается целый отдел. Поэтому показатель степени исполнения задач и поручений обычно не доходит до большинства сотрудников компании. В результате часть планов и задач регулярно не выполняется, кто-то из сотрудников засиживается до ночи, выполняя просроченные поручения, а кто-то, наоборот, недогружен.

Решить это проблему позволяют программные средства, реализующие функции автоматизации постановки и контроля исполнения задач. В результате все ключевые задачи документируются – ничего не будет забыто или упущено. Система сама контролирует сроки исполнения, по необходимости напоминает сотрудникам о просроченных задачах, предоставляет руководителям необходимую аналитику в режиме реального времени, позволяющую оценить исполнительно и загруженность каждого работник. Как следствие, задачи выполняются в установленные сроки, а работники загружены сравнительно равномерно.


Онлайн-мониторинг динамики показателей

Работники обычно получают обратную связь о степени выполнения своих показателей только в конце периода оценки (месяца, квартала или год). В процессе исполнения люди в реальности слабо представляют себе, как они справляются с планами, где надо «поднажать», а какие их действия приводят к нужным для организации последствиям. В результате работник оказывается в положении крысы из экспериментов с лабиринтом – пробежал правильно, получи кусочек сыра, свернул не в ту сторону – электрошок. Такие механизмы стимулирования тоже дают эффект, но слабый и в очень длинной временно перспективе. При квартальном и годовом премировании люди вообще с трудом вспоминают, что происходило в течение всего периода оценки. Премия начинает казаться чем-то случайным и не зависящим от реальных усилий.

Подкрепление действует куда эффективнее, если оно следует непосредственно за поведением. Совершил подвиг – сразу получи награду, провинился – наказание. Именно поэтому в западных компаниях в свое время такое распространение получили системы немедленного премирования, когда руководитель может без лишних формальностей наградить сотрудникам небольшой денежной премией (обычно $100-200) или ценным подарком за любое достижение, не дожидаясь даже конца месяца. Но такие премии не системны, не позволяют поощрить более крупные достижения и вносят путаницу в управление совокупным доходом работника.

Специализированные программы для управления оплатой по KPI позволяют предоставить всем работникам доступ к их показателям оценки и планам по ним в режиме реального времени. Это сразу снимает вопрос понятности и прозрачности системы оплаты. К тому же работник имеет доступ к степени выполнения своих показателей в режиме реального времени, а не только в конце периода оценки. Тогда вы получаете настоящий эффект текущей, а не сильно отложенной мотивации. Если сотрудник видит, что его показатели в текущий момент «провисли», он понимает, что надо приложить дополнительные усилия для получения премии. Если сотрудник совершает «правильные» с точки зрения организации действия, он немедленно видит, что степень выполнения его показателей растет вместе с премией. Организация в таком случае получает быстрый и устойчивый рост результативности и производительности.



Подробнее о том, зачем нужна автоматизация KPI, читайте в нашем блоге.

Конкурентные преимущества системы HighPer


Система HighPer разработана профессионалами в области мотивации и оплаты по KPI на основе лучшего отраслевого опыта. Поэтому HighPer обладает рядом конкурентных преимуществ по сравнению с аналогичным программными продуктами.

Наглядный и понятный интерфейс

До разработки системы HighPer нам пришлось самостоятельно внедрять или сопровождать внедрение трех различных программных продуктов, предназначенных для автоматизации KPI. Прочие аналоги мы также изучили. Мы были поражены сложностью настройки и недружелюбностью интерфейса всех этих программ. В некоторых их функциях мы не могли разобраться сами, будучи профессионалами в области оплаты по KPI. Поэтому при проектировании своей системы мы уделяли особое внимание наглядности и интуитивной понятности интерфейса. HighPer – это специализированное программное средство для автоматизации управления и оплаты по KPI. Он не решает непрофильных задач, таких как комплексная автоматизация бизнес-процессов, бюджетирования или бесконечная визуализация всего. Зато все профильные функции системы реализованы просто, понятно и наглядно. При этом HighPer предполагает возможность профессиональных и гибких настроек, позволяющих реализовать любую модель управления по KPI.

Профессиональные формулы расчета выполнения KPI

Механизм расчета степени выполнения показателя имеет ключевое значение для средства автоматизации KPI. HighPer имеет в своем составе все стандартные для подобного рода продуктов механизмы расчета степени выполнения KPI, такие как план/факт, таблицы значений и пользовательские формулы. Кроме того, HighPer сегодня является первым и пока единственным средством автоматизации KPI со встроенной профессиональной формулой расчета степени выполнения не только на основе плана, но и на основе критического значение показателя.

Не вызывает сомнений классический тезис из области Performance Mаnagement о том, что для каждого целевого показателя кроме плана должно устанавливаться допустимое отклонение и критическое значение. Это понятно даже интуитивно: выполнение плана продаж только на 50% - это угроза банкротства компании и сокращения персонала, 30%-ный уровень брака - это повод для полной остановки производства. Однако стандартная формула степени выполнения факт/план никак не учитывает допустимое отклонение по показателю. Для решения этой проблемы получили распространение подстановочные таблицы, где, например, для выполнения плана на 80% устанавливается коэффициент выполнения 0.5, для 90% - 0.75, для 100% - 1 и т.д. Но такие системы сложны в использовании, ригидны и нечувствительны к тонким изменениям показателя. Реализованная в системе HighPer встроенная формула степени выполнения КПЭ, учитывающая допустимое отклонение, является самым простым и эффективным средством стимулирования: премия предельно чувствительна к любому изменению показателя, но компания не платит за фактические значения KPI, выходящие за рамки допустимых отклонений. Также HighPer имеет встроенный визуально понятный редактор формул, позволяющий максимально гибко настраивать в системе любые расчеты, включая:
  • расчет плановой и фактической премии
  • расчет фактического значения показателя (из других показателей)
  • расчет степени выполнения показателя.

Легкая и быстрая настройка

Настройка оценочных листов для крупной или даже средней организации – это очень трудоемкое, долгое и занудное занятие. Мы впервые поняли это, когда автоматизировали систему оплаты по KPI на 400 человек. Это заняло несколько недель безотрывного ручного труда. Поэтому в системе HighPer мы реализовали возможность загрузки всех больших библиотек из внешних источников. Вы легко можете составить орг.структуру, библиотеку KPI и оценочные листы сотрудников в Excel в десятки раз быстрее, чем в любом информационном средстве, а затем моментально загрузить их в HighPer. Первичная настройка системы на 500-1000 человек производится за день, а не за несколько недель. Также для массовых должностей можно создать типовые оценочные листы и в один клик распространять их на новых сотрудников. Возможно создание нового оценочного листа копированием любого из уже существующих. Поскольку мы сами занимаемся оплатой по KPI, мы сделали все возможное, чтобы системой было удобно не только пользоваться, но и управлять.

Ценовая политика

Цены на HighPer, как и на все аналогичные программные продукты, зависят от количества пользователей (лицензий). У нас самая прозрачная и понятная ценовая политика. Вы платите только за количество пользователей и все. В системе нет распространенных на рынке скрытых ограничений, таких как пассивные пользователи или ограничение на количество параллельных подключений. Все пользователи в системе имеют собственный логин и пароль для доступа в личный кабинет с расчетом степени выполнения KPI и расчетом заработной платы. Все пользователи могут подключаться к системе одновременно. Как консультанты по мотивации мы понимаем, что софт для автоматизации KPI является приложением собственно к системе мотивации, и его приобретение должно быть экономически оправдано. В этой связи мы даем самое низкое ценовое предложение на рынке. По состоянию на октябрь 2014 г. в среднем стоимость одной лицензии на HighPer составляет 10-30% от аналогичных продуктов на рынке (без учета скрытых ограничений аналогичных продуктов). Данное ценовое предложение действительно до 30.11.2014 г.

Оптимальная технологическая платформа

HighPer является полноценным облачным сервисом, что создает сразу несколько конкурентных преимуществ:
  1. Программу можно разворачивать как в закрытой корпоративной сети организации, так и в открытом доступе через сеть интернет.
  2. Возможно размещение системы как на своем собственном сервере, так и использование сервера HighPer.ru
  3. Доступ к системе для любого пользователя можно организовать из любой точки с любого устройства, на котором есть любой веб-браузер современной версии.
  4. До принятия решения о покупке системы можно получить полнофункциональный доступ ней, чтобы предварительно протестировать все ее возможности, а не покупать «кота в мешке» по рекламным презентациям.
  5. Возможны варианты как покупки, так и аренды системы.
Рабочей средой для HighPer является Microsoft .net Framework. Соответственно, база данных для HighPer реализована на Microsoft SQL Server, что создает несколько дополнительных конкурентных преимуществ в сравнении с аналогичными приложениями для автоматизации KPI:
  • В отличие от 1С приложений установка и использование HighPer не требует покупки дополнительных лицензий на сервер и рабочие места пользователей.
  • В отличие от приложений, разработанных на базе Apache, HighPer имеет идеальную совместимость с серверами на базе Microsoft Windows Server, наиболее распространенными в современных корпоративных сетях, а также более высокий уровень надежности и безопасности.
  • База данных системы HighPer, реализованная на основе Microsoft SQL Server, является более быстрой и производительной в сравнении с аналогичными приложениями, реализованными на основе MySQL. Для компаний численностью до 500 человек существует бесплатная версия базы данных Microsoft SQL Server Express. Для более крупных компаний возможна покупка еще более производительных версий Microsoft SQL Server, обеспечивающих устойчивое управление крупными базами данных и поддерживающих значительное количество параллельных подключений (использование баз данных MySQL на объемах свыше 500 человек чревато рисками неустойчивой работы и сильного снижения производительности).


Подробное сравнения всех основных средств автоматизации KPI между собой читайте в нашем блоге.
Поделиться этим материалом: